Бардак в почте!
Сейчас уже никому не нужно объяснять, зачем нужен сайт компании. Возможно, он у вас даже есть, например www.mycompany.ru. С электронной почтой обычно все обстоит гораздо хуже. Вот примеры адресов электронной почты компаний из общедоступного справочника: vsk69@mail.ru, 440625@bk.ru, cas@cas.kirov.ru, remss2009@yandex.ru. И это еще приемлемые адреса. Очень часто по адресу «солидной» компании можно узнать кличку любимой собаки директора, день рождения секретарши, сменившийся 2 года назад номер телефона и т.д.
Риски предприятия.
Одним из самых главных рисков является формирование негативного восприятия компании. Согласитесь, не всегда можно серьезно воспринимать крупное промышленное предприятие, когда в деловой корреспонденции используется e-mail: masha123@yandex.ru. Также, при использовании личных адресов почты с уходом сотрудника вы теряете текущую и будущую переписку с деловыми партнерами, а если это переписка с конкурентами за вашей спиной? Неконтролируемая смена пароля от «общей почты», спам, сохранность переписки, не прохождение переписки через сервера провайдера – все эти проблемы могут остановить Вашу работу или просто уничтожить её!
Хороший тон в организации корпоративной почты.
Сейчас мы перенимаем опыт западных коллег, где хорошим тоном (корпоративным стилем) считается, когда у компании есть доменное имя, а в идеале – сайт компании (например, www.mycompany.ru). Когда почтовые ящики соотносятся с доменным именем (…@mycompany.ru), а в рекламных материалах и контактах указываются только почтовые ящики общего назначения (sales@mycompany.ru) - это гарантирует, что письмо от клиента будет обработано в любом случае, несмотря на болезнь или отпуск конкретного менеджера. Когда у каждого сотрудника заведен личный почтовый ящик для внутренней переписки (i.ivanov@mycompany.ru) и все почтовые ящики централизованно администрируются и актуализируются. Например, при увольнении сотрудника администратор блокирует его доступ к почтовому ящику, а поступающие письма перенаправляет на другой адрес.
Какой выход?
На данный момент существует два стандартных решения для организации корпоративной электронной почты. Первый вариант - использование «облачных» технологий, например от Google или Microsoft, когда почтовые сервера находятся «где-то» в Интернете. Они имеют большую перспективу, но пока ограниченно применимы в регионах из-за недостаточной скорости и стабильности Интернета. Кроме того, полнофункциональные решения также являются платными.
Второй вариант - создание собственного почтового сервера, физически находящегося прямо у вас в организации. Этот способ имеет более надежную защиту переписки от несанкционированного доступа, вирусов и спама. Централизованно выполняется резервное копирование почты. Все современные решения позволяют получить доступ к своей почте через Интернет или настроить получение почты через почтовую программу, например Outlook или The Bat. Дополнительно почтовый сервер делает возможной организацию совместной работы, начиная от единого справочника контактов компании и архива переписки до возможности назначать встречи в календаре и отправлять приглашения на неё. И самое главное, у вашей организации будут однотипные почтовые адреса для всех сотрудников, которые не стыдно писать на ваших визитках.
Как это делается?
В случае если у вас отсутствует доменное имя, выполняется регистрация доменного имени, например, www.mycompany.ru. При этом наличие доменного имени не подразумевает обязательное создание сайта. Если вы планируете бизнес не на один день, лучше сразу подумать, как будет называться ваша компания не только в учредительных документах, но и в Интернете.
Запомните!
Важно регистрировать доменное имя на юридическое лицо, а не на разработчика сайта, например. Впоследствии, когда сайт будет «раскручен», это может вызвать множество проблем. Регистрируйте правильно право собственности на свой домен.
Следующий шаг – почтовый сервер. Здесь возможны варианты. Если в вашей организации уже есть выделенный физический сервер, можно развернуть бесплатный почтовый сервер на нем (вы платите только за настройку), либо использовать платное решение для малого бизнеса, например, Kerio Connect, который обладает удобным интерфейсом, легко администрируется и является кросс-платформенным, то есть может быть установлен практически на любую операционную систему. Основным преимуществом Kerio Connect является его полная интеграция с Outlook и Outlook Express за счет специального коннектора. Это решение можно назвать «хочется Exchange, но за меньшие деньги».
Если у вас нет сервера или существующие слишком загружены, мы предлагаем поставить вам простую, дешевую и надежную конфигурацию с предустановленным почтовым сервером. Использование выделенного физического почтового сервера существенно повышает надежность, поскольку сервер используется под узкую задачу.
В случае если вам требуется сопровождение - мы его окажем. Мы гарантируем бесперебойное функционирование вашей почты.
Почему это нужно сделать сейчас.
Если вы уже являетесь владельцем домена, возможно, веб-разработчик даже предлагал вам зарегистрировать почтовые ящики. Может быть, вы даже какое-то время пользовались почтовыми сервисами, предоставляемыми хостингом, но потом забросили, потому что неудобно, сложно администрировать и т.д.
Так может быть не стоит откладывать на потом, а заплатить разумные деньги и сделать надежную корпоративную почту, подстроенную именно под вас? Хватит писать на визитках:
Всероссийская строительная компания
Директор
Slavik1979@rambler.ru
Технологии – не значит дорого.
Обычно решения под названием «почтовый сервер», «файловый сервер», «прокси-сервер» ассоциируются с большими корпорациями, сложной инфраструктурой и т.д. О какой сумме идет речь? Мы предлагаем несколько вариантов решения задачи по созданию по-настоящему корпоративной почты для малого бизнеса. Подробную информацию о решениях и их стоимости вы можете узнать на нашем сайте: www.rubicon-it.ru.
Если вас заинтересовали решения или возникли вопросы, не озвученные в статье - обращайтесь по телефону +7(8332)711-143 или по электронной почте: solutions@rubicon-it.ru
